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如何管理档案室密集柜中的文件

作者:河北瑞好柜业有限公司 来源:www.clevercarrotdesigns.com 发表时间:2016-10-4 浏览:次  

文件太多!如何管理档案室密集柜中的文件,档案室密集柜是存储大量资料的一种非常常用的密集存储装具,即便是在当今这个数字化的时代,很多文书工作及档案管理也是非常需要这种实体装具的。它具有存储量大,便于存取及管理等特点,目前在各种档案局包括大中型企业中运用的都非常普遍。那么作为这么个大型的档案装具,里面的资料该如何归类整理呢?一般都怎么进行管理呢?我们来参考下档案管理总局下发的档案管理规定吧!办公室根据各部门和各部门上报的档案总目录、预立卷材料的目录,进行定期或不定期的检查,来监督各部门及各部门档案的管理工作。须报总经理批准,销毁时应有两人以上负责监销,并在清单上签字。 公司档案的分类及编号:指定资料员经办公室培训后,按有关档案分类及编号要求操作。在业务中对外签署的各种经济合同按处理。档案室密集柜

借阅:因公司需要借阅文档的,应填好档案查阅单,员工不得随意外带有关公司重要的文件材料,确因工作需要外带,需办理档案外借手续,经办公室核准后,方可带出,用毕即归还。阅档人对所借阅档案必须妥善保管,不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等,更不能随意乱放,以免遗失。分级查阅:具体的查阅分档,公司拥有绝对的制定权。档案备份制度公司所有有价值的文件、报表、业务记录等必须备份。各部门应尽量采用电脑管理和工作,便于业务资料的数字化处理和保存。对存入电脑的资料、档案,按计算机管理办法管理。

备份盘与源盘应分开存放,公司的备份盘应在公司外保存。为加公司档案管理工作,有效地保护和利用档案,维护公司合法权益,特制订本规定。本规定所称的档案是指过去和现在的公司各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对企业有办存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。公司及各部门、员工有保护档案的义务。档案工作实行统一领导,分级保管、分级查阅的原则,进行网络化管理。 档案机构及其职责公司各部门指定专人负责档案管理工作(即资料员)。档案工作由公司总经理统一领导,办公室负责接收,收集、整理、立卷、保管由附件二指定的由办公室保管的档案和提供其利用工作,并监督各部门、各下属子公司、各参股公司、各合资合作公司的档案工作。


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